Tölvuskeyti á alla stjórn plús varamenn.
Tveir aðilar úr stjórn sjúkrasjóðs.
Lesið upp á stjórnarfundi og ætlunin að láta fylgja með sem viðhengi fundargerðar – það virðist þó hafa gleymst.
Dags. 18. desember 2023.
Til stjórnar Leiðsagnar
Nú er svo komið að við undirrituð sjáum okkur ekki annað fært en að senda stjórn Leiðsagnar erindi vegna erfiðleika við afgreiðslur úr Sjúkrasjóði.
Rétt er að geta þess strax að Sjúkrasjóður greiðir félaginu þjónustugjald á ári hverju sem nemur 3.5 milljónum. Í staðin hefur skrifstofumaður séð um allan undirbúning gagna fyrir fundi, kallað eftir utanaðkomani gögnum og verið í sambandi við umsækjendur og atvinnurekendur hafi þess þurft. Fundir hafa venjulega líka verið haldnir á skrifstofutíma svo að hægt sé að spyrja skrifstofumann ef eitthvað er óljóst eða biðja um meiri gögn.
Ef skrifstofan sinnir ekki þessu þjónustuhlutverki við sjúkrasjóð er vafamál hvort hvort sjúkrasjóði sé heimilt að greiða þjónustugjald. Skrifstofumaðurinn sinnti þessu hlutverki með miklum ágætum.
Síðan þetta góða verklag komst á fyrir nokkrum árum hafa afgreiðslur úr sjóðnum gengið afar vel og samstarf stjórnar og skrifstofu verið með miklum ágætum. Þetta verklag hefur tryggt góða þjónustu við félagsmenn og dreift bæði valdi og ábyrgð. Einnig minnkar hætta á mistökum. Það er ekki gott að sami aðili bæði annars vegar sýsli með umsóknir og reikni út styrki og svo hins vegar afgreiði og samþykki þessa útreikninga.
Nú er svo komið að við undirrituð höfum miklar áhyggjur af áframhaldi afgreiðslna með þeim hætti sem núverandi formaður virðist ætla að tíðka.
Tvö mál sem upp eru komin.
Í fyrsta lagi: Á síðasta fundi stjórnar þann 4. desember sl láu all nokkrar umsóknir fyrir. Okkur tvemur ásamt Þorsteini MacKinstry varamanni var mjög erfitt um vik að afgreiða lang flestar umsóknirnar, enda lágu ekki fyrir gögn um réttindi og rétt flestra umsókna. Þess bera að geta að Sigrún Pálsdóttir sem kjörin var inn í Sjúkrasjóð á síðasta aðalfundi hefur, að virðist í umboði Jónu Fanneyjar unnið gögn fyrir sjóðinn án þess að það fyrirkomulag hafi verið rætt við aðra stjórnarmenn í sjóðnum eða borið undir okkur. SP sendi okkur tvemur síðan tölvupóst með viðhengi þar sem allir umsækendudr voru nafngreindir, hvað þeir sóttu um og upphæðir, en engir útreikningar. Þegar síðan fundur fór fram voru einu gögnin sem við höfðum til að vinna með nema þetta umtalaða wordskjal sem er engan veginn ásættanlegt eða nægjanlegt til að hægt sé að taka réttar ákvarðanir.
Hér er tvennt sem við höfum miklar áhyggjur af:
- Persónuvernd, enda er engan veginn siðlegt eða öruggt að senda viðkvæmar persónugreinanlegar upplýsingar í tölvupósti, enda höfum við ekki tíðkað slíkt. Til viðkvæmra persónuupplýsinga teljast meðal annars upplýsingar um heilsufar, kennitölu og fjárhag.
- Eitt wordskjal með upptalningu á nöfnum, og tölum, engar upplýsingar um hvernig útreikningar hafi farið fram. Í bréfinu nefnir SP að hún hafi athugað rétt þessa fólks, en við sem eigum að afgreiða umsókninrnar höfum ekkert í höndunum.
- Ef viðkvæmar persónuupplýsingar leka út vegna verklags hjá okkur getur það gert félagið skaðabótaskylt gagnvart viðkomandi.
- Einhver gögn sjúkrasjóðs eru geymd á skýi, við höfum engar upplýsingar um hvar eða hversu öruggt þetta ský er. Nýlega var persónuvernd að hnýta í bæjarfélög á Reykjavíkursvæðinu vegna viðkvæmra persónuupplýsingar sem geymdar voru á skýi en láku út.
Þetta er allt á skjön við það verklag sem notað hefur verið hjá sjóðnum undanfarin ár og grefur þetta stórlega undan áræðanleika sjóðsins og úthlutana hans.
Hitt málið sem sem við viljum benda á varðar Jónu Fanneyju Friðriksdóttur formann Leiðsagnar.
Í þessu ástandi sem upp er komið virðist sem hún hafi tekið að sér afgreiðslu mála á skrifstofunni.
Eftir síðasta fund stjórnar Sjúkrasjóðs afgreiddi hún öll þau mál sem stjórnin taldi sig ekki geta afgreitt án þess að bera nokkurt þessara mála undir stjórn.
- Í fyrsta lagi er um að ræða all mörg mál er varða umsóknir um styrki úr sjóðnum. Nú vantaði tilfinnalega þau gögn er hafa venju samkvæmt verið undirbúin og lögð fram af starfsmanni skrifstofu. Af þessu leiddi að við gátum ekki fullvissað okkur um að við gætum tekið ákvarðanir skv. núverandi reglugerð sjóðsins.
- Hitt og jafnvel alvarlegra er að eftir Sjúkrasjóðfund þann 4. desember tekur JFF sig til og afgreiðir tvær umsóknir um sjúkradagpeninga án þess að bera það frekar undir stjórn Sjóðsins. Aðra umsóknina samþykkir hún og greiðir út, hin umsóknin er í bið enda ekki tímabært að afgreiða hana. Í tilfellum sem þessum þar sem um vafamál er að ræða hefur skrifstofa athugað málið betur og síðan borið undir stjórn, enda er það stjórnar að afgreiða umsóknir ekki skrifstofu Leiðsagnar. Í tilfellum sjúkradagpeninga er oft um að ræða verulegar upphæðir og þess þá heldur mikilvægara að vanda alla vinnu við þær afgreiðslur. Þarna teljum við að JFF hafi gróflega stigið út fyrir sitt valdsvið. Við getum ekki séð að hún hafi rétt til að samþykkja umsóknir sem stjórn hefur ekki talið sig getað afgreitt.
- Samkvæmt 23. gr. laga félagsins ákveður stjórn sjúkrasjóðs greiðslur úr honum. Formaður hefur enga heimild til að ákveða greiðslur úr sjóðnum og er því að brjóta lög félagsins.
Við undirrituð getum ekki annað en mótmælt þessum vinnubrögðum og förum fram á að stjórn Leiðsagnar taki þetta mál upp á stjórnarfundi og ávíti formann fyrir þessi vítaverðu vinnubrögð.
Einnig köllum við eftir því að sem allra fyrst verði ráðinn skrifstofumaður til að sinna þessum málum.
Virðingarfyllt
Pétur Gauti Valgeirsson
Vilborg Anna Björnsdóttir